#FutureShaper 12 :Menyiasati Kesibukan dan Membuat Waktu Lebih Produktif
“Your colleagues that zoom ahead of you with seemingly less effort have learned to recognize and excel in what really counts — and to aim for less than perfect in everything else.” - E. G. Sanders
Tiga hari lalu saya mencari ide di twitter untuk penulisan artikel #FutureShaper selanjutnya. Teman saya, Dissa Pidanti mengusulkan topik “balancing time.” Memang akhir-akhir ini kata “sibuk” menjadi sangat populer dan sering digunakan dalam percakapan sehari-hari. Saya tinggal di kontrakkan bersama 11 teman lain dan kontrakkan ini lebih banyak sepinya dari pada ramainya karena para penghuninya memiliki banyak aktivitas di luar. Rapat di organisasi saya pun, Forum for Indonesia, sangat jarang dihadiri lengkap oleh anggota.
F. Beffins dan A.D. Smet (2013) melakukan riset global dengan melibatkan 1.500 orang untuk ditanya tentang bagaimana mereka menghabiskan waktu. Ternyata, hanya 9% responden yang menjawab bahwa mereka “sangat puas” dengan alokasi waktu mereka saat ini. Kurang dari 50% mengatakan “lumayan puas,” sedangkan sekitar 30% mengatakan “sangat tidak puas.” Meskipun riset ini dilakukan dengan responden para eksekutif perusahaan-perusahaan, namun secara intuitif hasilnya cukup mewakili fenomena generasi muda Indonesia kelas menengah saat ini, baik para professional muda ataupun para mahasiswa. Saya akan berbagai cerita dan strategi mengalokasikan waktu secara bijak, khususnya bagi para mahasiswa, berdasarkan pengalaman dan bacaan-bacaan.
Pertama, selektif dalam memilih organisasi atau kegiatan
E.G. Saunders (2013) di dalam artikelnya di Harvard Business Review menyebutkan suatu rahasia tentang alokasi waktu: “Your colleagues that zoom ahead of you with seemingly less effort have learned to recognize and excel in what really counts — and to aim for less than perfect in everything else.” Disini Saunders menekankan satu hal, yakni: PRIORITAS-kan hal yang paling penting dan KESAMPINGKAN hal lain! Dalam memprioritaskan ini, dasar keputusan kita adalah: minat, potensi, dan cita-cita masa depan.
Di semester satu kuliah dulu, saya tergabung dalam 6-7 organisasi/kegiatan. Saya sangat lelah, tidak memiliki waktu pribadi (untuk membaca, bersama keluarga, bermain dsb), dan prestasi saya di berbagai aktivitas tersebut sangat tidak memuaskan. Oleh karena itu satu per satu saya mengundurkan diri dari organisasi/kegiatan tersebut. Memang berat, karena banyak dicerca oleh teman-teman, dinilai tidak komitmen, oportunis dsb. Tetapi karena saya yakin bahwa bertahan di organisasi/aktivitas yang tidak sesuai dengan keinginan saya (karena tidak sejalan dengan minat, potensi, dan cita-cita masa depan) adalah menyia-nyiakan waktu dan energi, akhirnya saya tetap memberanikan diri.
Saya menghabiskan 80% disposable time (waktu untuk kegiatan ekstrakulikuler) saya untuk organisasi yang saya prioritaskan, Forum for Indonesia. Keputusan memilih fokus di Forum for Indonesia itu didasarkan pada tiga hal: a) Minat saya adalah di bidang pemberdayaan pemuda dan pembangunan nasionalisme yang merupakan ruh dari organisasi ini; b) Saya memiliki potensi dalam menggerakkan/memimpin organisasi berkat pengalaman saya memimpin OSIS ketika SMA; dan c) Saya memiliki cita-cita untuk berkiprah menjadi pelayan masyarakat, dan disini saya bisa memulai membiasakan diri.
Dan hasilnya, saya memiliki kepuasan lebih besar dan merasa lebih produktif berkat fokus ini. Cerita tentang perjalanan dan pencapaian saya di organisasi ini bisa dibaca di "My Vision is the Goal of My Life” dan "Berkreasi untuk Negeri”. Dan selektif dalam memilih organisasi/kegiatan ini pulalah yang saya sarankan bagi teman-teman.
Kedua, gunakan Impact-Effort Matrix untuk membuat to-do-list
Saya suka Impact-Effort Matrix yang saya dapatkan dari McKinsey & Company ketika mengikuti program Young Leaders for Indonesia (2012). Impact-Effort Matrix ini sangat bermanfaat ketika kita membuat to-do-list karena membantu memfokuskan aktivitas-aktivitas kita pada pilihan yang paling tepat sebagai prioritas. Silahkan lihat matriks berikut! Angka 1 (satu) menunjukkan aktivitas yang paling diprioritaskan (highest impact, lowest effort) dan angka 5 (lima) menunjukkan aktivitas yang paling tidak diprioritaskan (lowest impact, highest effort). Prioritaskan aktivitas berdasarkan urutan angka-angka (dari 1 sampai 5) di dalam kotak.
Misalnya di Forum for Indonesia, saya pernah dihadapkan oleh suatu pertanyaan: Sebaiknya Forum for Indonesia memprioritaskan kegiatan yang sifatnya nasional (seperti konferensi atau summit) atau lebih baik memberdayakan kegiatan-kegiatan lokal di berbagai chapters? Untuk menjawab pertanyaan ini, saya menggunakan matrix di atas untuk menentukan mana yang impact-nya paling besar dan effort-nya paling sedikit? Keputusannya adalah bahwa Forum for Indonesia memprioritaskan pemberdayaan kegiatan-kegiatan lokal dari pada program yang bersifat nasional.
Mengapa? Karena dengan memberdayakan kagiatan-kegiatan lokal kita bisa menciptakan impact yang lebih nyata dan langsung dirasakan manfaatnya oleh masyarakat sekitar serta berkelanjutan. Dan effort-nya pun lebih mudah dan murah karena Forum for Indonesia a) Dibantu oleh volunteers yang banyak terdapat di daerah-daerah dalam hal delivery, dan b) Penggalangan dana didesentralisir sehingga beban Forum for Indonesia Pusat tidak terlalu besar. Sedangkan program nasional (konferensi atau summit) tidak demikian: impact-nya sedikit karena programnya berbentuk event yang tidak sustainable dan sifatnya hanya bombastis a.k.a. tidak dirasakan langsung manfaatnya oleh masyarakat. Sedangkan effort-nya besar (khusunya dalam hal biaya untuk akomodasi, logistik, dsb). Sehingga Forum for Indonesia, dengan pertimbangan demikian, memilih fokus di pemberdayaan kegiatan-kegiatan lokal.
Itulah dua strategi yang sangat bermanfaat bagi saya untuk membantu alokasi waktu secara bijak, yakni a) Selektif dalam memilih organisasi atau kegiatan, dan b) Menggunakan Impact-Effort Matrix untuk membuat to-do-list. Berkat dua strategi di atas saya menjadi lebih produktif, memiliki waktu cukup untuk diri sendiri (membaca, bermain, berkumpul bersama keluarga dsb), tidur cukup (delapan jam per hari), dan memiliki hasil kinerja yang lebih optimal.
Apabila teman-teman masih ingin mempelajari lebih lanjut tentang manajemen waktu, silahkan baca artikel-artikel bagus antara lain: “How to Allocate your time, and your effort”; “The biggest myth in time management”; “Manage your energy, not your time”; dan “Better time management is not the answer”. Waktu adalah sumber daya yang terbatas, semoga bisa lebih bijak mengalokasikan waktu!
#FutureShaper adalah program dari Forum for Indonesia yang merupakan edisi tulisan-tulisan tentang kepemimpinan dan manajemen. Edisi ini ditulis untuk menjadi salah satu bahan inspirasi dan diskusi bagi teman-teman yang ingin mengawali petualangan menjadi pemimpin di lingkungan kita masing-masing.
%20(1).png)
